V dnešní době se bez internetu neobejdeme ani v práci. Používáme jej nejen ke komunikaci se zákazníky a k prodeji našich výrobků a služeb, ale má také vnitropodnikové využití. Je totiž jasné, že elektronická komunikace mezi jednotlivými odděleními je zdaleka nejrychlejší, a to zvláště tehdy, pokud potřebujeme danou zprávu dát více lidem najednou. Je tedy pochopitelné, že v naprosté většině firem dostane každý zaměstnanec při nástupu přidělen firemní e-mailovou adresu. Ta se většinou sestává z iniciálů či zkrácení jeho jména a názvu firmy.
Je jasné, že se tím usnadní komunikace. Problém je však v tom, že firemní e-mail by měl být používán pouze pro striktně specifikované účely. To se ale mnohdy bohužel neděje. Je tedy dobré se podívat, k čemu by měl být vlastně používán, aby nedocházelo k problémům a nedorozuměním. V první řadě by měl sloužit k posílání čistě pracovních e-mailů. Pokud potřebujeme vyřešit nějakou s kolegou nějakou soukromou věc, například pozvání na pivo po práci, pak bychom měli zvolit nějaký jiný komunikační kanál. Pracovní e-mail zkrátka musí sloužit pro pracovní záležitosti.
Mnohé firmy mají zároveň i poměrně přísná pravidla, pokud se týče využití tohoto e-mailu ke komunikaci se zákazníky. Některé mají jasně dáno, co v takové zprávě může a nesmí být řečeno, zatímco jiné jej rovnou zakazují a pracovní e-mail slouží pouze pro vnitropodnikovou komunikaci. I zde bychom se měli řídit předchozím.
Bohužel je pravdou, že valná většina lidí tato pravidla nedodržuje. Avšak ačkoliv si to neuvědomují, mohou tím způsobit problémy. Příjemce si totiž může myslet, že mu daný kolega posílá nějakou nedůležitou zprávu, kterou může vyřídit později, zatímco ve skutečnosti se jedná o naléhavou pracovní záležitost. Proto bychom měli vždy přemýšlet, co ve firemní zprávě pošleme, už jen proto, že tyto mohou být (a leckdy také jsou) kontrolovány. Můžeme si tím nakonec způsobit jen naprosto zbytečné problémy.